El Departamento de Archivo y Documentación de la Fundación Marcelino Botín (DAD) tiene la misión de establecer y mantener una moderna gestión de los documentos generados e integrados en la Fundación: un apoyo imprescindible para el éxito de sus proyectos, programas y actividades en general.

Nuestro servicio va dirigido prioritariamente a los gestores de proyectos, colaboradores y demás personas que forman parte del día a día de la Fundación. Éstos son nuestros usuarios por excelencia. Les ofrecemos todos los medios técnicos y formativos para la correcta gestión de los documentos que producen como resultado de su trabajo, ayudándoles a ser capaces de almacenarlos correctamente, accederlos, recuperarlos y comunicarlos en conjunto y en tiempo real, de forma ágil, fácil, pertinente y autosuficiente. Todo ello de forma íntegramente digital.

La apuesta por la gestión digital de los documentos de archivo en edad activa, empezando por los propios usuarios que los producen, contribuye para la notable mejora de los flujos de trabajo de las distintas unidades y departamentos de la Fundación, con el uso efectivo de información vital para la toma de decisiones. Ello significa una mayor eficacia de las acciones que se llevan a cabo, la trazabilidad de los diferentes procesos de gestión y el desarrollo de una cultura corporativa en ese ámbito.

Además, la gestión documental llevada a cabo desde el minuto uno del ciclo de vida de los documentos, ha permitido que se haya descartado definitivamente la acumulación innecesaria de papel, la dispersión de la información y el extravío de documentos.

Paralelamente a la gestión de los documentos activos, el equipo técnico del DAD se encarga de la identificación, organización, descripción, conservación y digitalización de los documentos históricos, que se remontan al establecimiento de la Fundación en 1964. Como parte de las tareas definidas en el sistema archivístico, el DAD organiza, prepara y realiza las transferencias documentales desde los archivos de oficina, y atiende a la demanda de consultas y préstamos de nuestros usuarios y del público externo.