La necesidad de abarcar la organización del fondo archivístico de la Fundación Marcelino Botín ha propiciado la creación en el año 2006 del Departamento de Archivo y Documentación, cuyas funciones van más allá del tratamiento técnico de los documentos históricos. Consisten, principalmente, en realizar la gestión integral de los documentos administrativos, producidos y recibidos por las unidades de gestión y departamentos, y ofrecer un servicio eficaz a los usuarios, de forma que puedan reutilizar contenidos no solamente para elaborar nuevos documentos, sino principalmente para evaluar y mejorar la gestión de los proyectos a su cargo.

La Fundación Marcelino Botín desde el año de su constitución, en 1964, hasta principios de esta década estuvo dedicada principalmente al fomento del Patrimonio Cultural, a través de sus tradicionales programas de artes plásticas, música, ciencias sociales, acción social, colaboración con diversas instituciones y becas. A partir de la última década, se da comienzo a la ampliación de su abanico de actividades hacia proyectos que abarcan los campos de la Biomedicina (Transferencia Tecnológica), Educación y Desarrollo Rural.

Para dar respuesta a la incorporación de estas nuevas actividades, a partir del año 2003 se inicia la implantación de un sistema de gestión corporativo, cuyo objetivo consistía en informatizar los principales trámites administrativos llevados a cabo en la Entidad: Firma de convenios, contabilidad, nóminas, presupuestos etc. Se trataba de reunir y mantener en una sola plataforma tecnológica, las iniciativas de estructura de información desarrolladas por el propio personal de la Fundación.

En cuanto a la gestión de documentos, aunque no existía hasta entonces un sistema archivístico o política que pudiera orientar la producción documental y su gestión en posteriores etapas del ciclo, se dotó el sistema de unas herramientas básicas para la creación y organización de documentos en su formato electrónico original: documentos generados en ordenador e imágenes digitalizadas de documentos generados en soporte papel.

De esta forma, ha surgido la necesidad de instituir un sistema archivístico integral, que abarcara soluciones para dos casuísticas con distintas prioridades. Por un lado, se hacía necesario llevar a cabo un tratamiento técnico para organizar y sacar a la luz los documentos de proyectos cerrados desde los años 60. Por otra parte, puesto que el sistema de gestión ya se encontraba en uso, era primordial que se implantara una metodología de trabajo, capaz de normalizar las tareas de producción documental y gestión de los documentos administrativos, referentes a los proyectos abiertos y de uso constante por parte de las unidades de gestión.

La nueva plataforma tecnológica había permitido poner en práctica una filosofía de uso colectivo de la información, agregando nuevas funcionalidades de gestión documental manejadas por los propios productores. Por ello, la formación del personal de la Fundación en pautas básicas de descripción de documentos, ubicación en sus respectivos proyectos, solicitud de registro de entradas y salidas y demás tareas, ha constituido la prioridad del equipo responsable, que a partir de abril de 2006 se establecía formalmente como Departamento de Archivo y Documentación.

Durante tres años consecutivos, el DAD ha trabajado para la incorporación de herramientas de gestión de documentos a la plataforma informática existente, por lo que al día de hoy los documentos activos, en su totalidad, se pueden acceder y visualizar digitalmente, así como gran parte de los históricos. A lo largo de 2008, se ha concluido el Módulo de Producción Documental, que permite, entre otras funcionalidades, la incorporación automática de correos electrónicos al sistema de gestión, elaboración de documentos normalizados y partes de actividad. Asimismo, se ha diseñado e implantado un nuevo buscador de documentos, incrementando en gran medida la eficacia de las búsquedas formuladas por los usuarios.

En el año 2008, se han introducido 22.215 nuevos documentos al sistema, y realizado 12.618 registros de entradas y salidas. Además, se han comprobado, modificado y clasificado 30.270 referencias documentales. Con relación a la documentación en papel y otros soportes, acumulada en las oficinas, se han realizado 14 transferencias al DAD, con un total de 248 expedientes y unidades documentales.

En cuanto a la atención al usuario interno y colaboradores de la Fundación, en 2008 el DAD ha realizado 10 jornadas de formación, satisfecho 11 solicitudes de préstamos y consultas “in situ”, 13 solicitudes de búsquedas expertas y envío de resultados, y resuelto 183 solicitudes de apoyo técnico, surgidas del uso de las herramientas de gestión documental y el sistema en general.

Abril de 2006: Inicio de las actividades del Departamento de Archivo y Documentación.

Mayo de 2006: Inicio de las transferencias documentales desde los archivos de oficina al DAD.

Noviembre de 2007: Conclusión del tratamiento técnico y digitalización de los expedientes de becas (1972-2004).

Diciembre de 2007: Reunión con los principales representantes de archivos y entidades análogas de Cantabria.

Enero de 2008: Conclusión del cuadro básico de clasificación de documentos.

Febrero de 2008: Socios de ACAL (Asociación de Archiveros de Castilla y León).

Marzo de 2008: Publicación del Boletín nº 1 del Archivo de la FMB.

Junio de 2008: Conclusión del Módulo Informático de Producción Documental.

Octubre de 2008: Participación en los Encuentros de ARTIUM (Centro-Museo Vasco de Arte Contemporáneo) con la ponencia “La gestión electrónica del fondo institucional de la Fundación Marcelino Botín: un paso definitivo para su puesta en valor”.

Marzo de 2009: Participación en la Jornada de formación organizada en cooperación con la iniciativa "We Preserve": Digital Preservation Europe/ Planets/ CASPAR/ nestor, y celebrada en la Universidad de Barcelona.

Abril de 2009: Participación en la mesa redonda sobre salidas profesionales organizada por el COIE de la Universidad de Cantabria con la colaboración de la Facultad de Filosofía y Letras.