•  Concentrar, haciendo viables, todas las iniciativas aisladas de organización documental, anteriormente proyectadas, bajo una misma política de gestión en cuanto a normas, directrices y procedimientos técnicos.

•  Ejecutar el tratamiento técnico de la documentación acumulada y las actividades de control y gestión del proceso general de producción de documentos desde el momento de su creación/ recepción hasta su disposición final.

•  Implementar políticas de conservación a largo plazo de la documentación digital y en soporte convencional.

•  Establecer, junto a sus clientes, es decir, las demás unidades de gestión de la Fundación, una interrelación constante, aportando formación, servicio y colaboración en cuántas demandas se creen en ese ámbito.

Se ha dado prioridad al control de los documentos generados en el día a día, utilizando los recursos informáticos disponibles, que permitían realizar básicamente la captura digital (asociación de documentos generados en ordenador o conversión a imagen digital) y una descripción somera de cada documento. Se trataba, en esta primera fase, de ayudar a todos los miembros de la Fundación a integrar este sencillo proceso a su rutina de trabajo y, por otra parte, definir unas pautas básicas de descripción documental. 

El DAD ha realizado un análisis de la herramienta existente para la incorporación de documentos al sistema, constatándose la necesidad de cambiar el formulario de descripción disponible, para adecuarlo a los elementos obligatorios de la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G), e introducción de la técnica de descripción multinivel.

Tras el debido análisis, se ha determinado la modificación de los antiguos atributos e inclusión de otros, no sólo por el hecho de adecuación a la Norma, sino también para optimizar las búsquedas. Asimismo, se modificaron y normalizaron las tablas de datos.

El resultado obedece a un modelo de representación que contempla los datos obligatorios definidos en la norma de descripción, y a la vez es lo suficientemente sencillo para poder ser manejado por todos los usuarios sin mayores problemas. De hecho, las necesidades de recuperación de la información por parte de nuestros usuarios, así como sus preferencias y hábitos a la hora de cumplimentar el formulario, han perfilado el modelo final.

Otras características del nuevo formulario, proporcionan al usuario la posibilidad de ubicar el documento en una o más instancias del Sistema y solicitar el registro de entrada o salida del mismo, todo en una sola operación, tras haber concluido la descripción.

Paralelamente a la normalización de la producción documental, se han puesto en marcha las actuaciones necesarias para la definición del Sistema Archivístico de la Fundación Marcelino Botín.

Las especificaciones de la Norma ISO 15489-2 "Gestión de documentos de archivo", han constituido la clave de bóveda de la política archivística actualmente en desarrollo. Una vez creado efectivamente el Departamento de Archivo y Documentación en la estructura orgánica, se definieron unos procedimientos para operaciones básicas que no tardaron en llevarse a cabo, como las transferencias documentales, certificadas a través de relaciones de entrega, y los préstamos de expedientes y documentos a las unidades de gestión.

Las fases de implantación del sistema de archivo, u operaciones técnicas que sistematizan el flujo de documentos en todas las etapas de su ciclo continuo, desde la recogida en las unidades productoras hasta la conservación de los soportes para futuros usos, constituyen la identificación, clasificación y valoración de series documentales.

Identificación de las funciones de las unidades de gestión y sus áreas de actividad a lo largo del tiempo.

Como medida previa a la definición de los instrumentos de trabajo, se ha elaborado un diagnóstico con el objeto de recoger toda la información existente sobre los documentos generados en el ejercicio de las funciones y actividades de las unidades de gestión. Sobre la base aportada por las fuentes pertinentes - estatutos, planes de actuación, memorias y presupuestos anuales -, además de la información facilitada por los gestores de proyectos, y la contenida en los propios documentos, se ha recopilado la tipología documental, sus fechas extremas, los soportes y formatos de la información, su volumen, cantidad, patrón de crecimiento anual etc.

Asimismo, se ha sistematizado la información disponible sobre los procedimientos de gestión reglados, como por ejemplo las convocatorias públicas de becas, o bien los dictados por la práctica, como la firma de convenios. Dichos procedimientos nos han informado sobre la lógica de formación de los expedientes y el tipo de tratamiento técnico a aplicar en cada caso.

El resultado ha sido una fotografía muy aproximada de la evolución que ha sufrido la estructura orgánico-funcional de la Fundación a lo largo del tiempo, es decir, todas las transformaciones importantes surgidas de nuevas políticas implantadas: Instauración y supresión de unidades de gestión y áreas de actividad; herencia de funciones; adición, combinación o eliminación de actividades; en definitiva, hitos que desde hace 45 años han perfilado la entidad que hoy conocemos, y que siguen condicionando la producción documental.

Este instrumento de trabajo está en continua elaboración, puesto que todavía existen documentos acumulados y proyectos sin identificar. Sin embargo, podemos decir que se ha identificado el contexto legal, administrativo y económico de la Fundación de forma suficiente para emprender la siguiente fase, consistente en la elaboración de la estructura lógica y jerárquica sobre la que reposa el sistema archivístico: la clasificación documental.

Cuadro de clasificación de documentos

En virtud de la cambiante estructura orgánica de la Fundación, cuyas transformaciones se aprecian en los últimos tiempos a cada nueva anualidad, se ha decidido realizar una clasificación funcional de los documentos.

El cuadro se distribuye en tres clases básicas: "Actividades Soporte", que reúne las series documentales generadas por las funciones horizontales y administrativas de la Fundación; "Actividades Objeto", formada por las series documentales originadas por las funciones verticales/ técnico-científicas de los distintos departamentos; y "Actividades de Gobierno", que comprende las series producidas específicamente por los sectores de alta dirección y el Patronato.

Cada una de las clases principales se desmiembra en subclases, siendo una subclase por grupo dedicada a las series que son comunes a varias unidades orgánicas. A éstas y demás subclases acompañan sendas series documentales cuidadosamente definidas, tras el pertinente estudio de identificación de procedimientos de gestión, procesos de trabajo y tipología documental generada por de cada unidad orgánica.

Actualmente, todas las reclasificaciones de los documentos, necesarias a cada cambio en la estructura funcional, se realizan en conjunto, como operaciones de mantenimiento del sistema archivístico, a través de un "gestor documental" específicamente desarrollado para este fin.

Estudio y valoración de las series documentales

Una vez definida la estructura básica del cuadro de clasificación, se ha dado comienzo al estudio y valoración de las series documentales.

En esta fase se definen los valores y plazos de conservación de los documentos en cada etapa archivística, y también los requisitos que deben poseer los documentos digitales: si han de capturarse y mantenerse en el sistema, durante cuanto tiempo y qué características deben poseer para que se preserven en el tiempo como documentos auténticos, fiables e íntegros.

Una vez implementados los requisitos básicos del sistema archivístico, se ha llevado a cabo la mejora de los procesos de incorporación de documentos. La meta era controlar los documentos desde el momento de su nacimiento, y así facilitar su tratamiento en etapas archivísticas posteriores. Los resultados son las siguientes herramientas:

Buscador/gestor de documentos

El buscador se compone de dos interfaces en pestañas distintas: búsqueda sencilla y avanzada. Con ello se ha conseguido la recuperación no sólo a partir de los atributos del documento, sino también por sus metadatos. Existe la posibilidad de combinar criterios de ambas pestañas y alcanzar resultados muy pertinentes.

El nuevo buscador se diseñó para que funcionara además como un gestor de documentos, permitiendo realizar múltiples operaciones sobre el conjunto completo de resultados obtenidos: correcciones de datos, reclasificaciones, inclusiones o supresiones de texto en los campos títulos y notas, exportaciones de datos a informes, exportación de documentos físicos a otros contenedores, etc., todo de forma masiva y automática.

Herramienta de incorporación automática de correos electrónicos

Los correos electrónicos concurren en la documentación acreditativa de muchas acciones de peso. Parte importante de las decisiones se toman con base en la correspondencia intercambiada por correo electrónico, siendo en ocasiones la única constancia de acuerdos verbales y otros actos de relevancia para la definición, mantenimiento y cierre de proyectos.

Herramienta de normalización de documentos (elementos formales)

Esta herramienta atiende a la necesidad de uniformizar las características formales de los documentos que se producen a diario. Se trata de facilitar la elaboración de “documentos tipo” (cartas, informes, certificados, actas etc.), normalizados según la imagen corporativa de la Fundación, a través de una interfaz de fácil manejo que permite, además, la incorporación y registro automático del documento.