Este servicio comprende la gestión y control de los datos de envío y recepción de la documentación activa, externa e interna, de todas las unidades de gestión de la Fundación Marcelino Botín.

Se aplica a todos los documentos: producidos internamente, recibidos y enviados, en cualquier soporte (digital, papel etc.) o formato, y comunicados a través de todos los medios posibles (correo electrónico, ordinario etc.).

El registro electrónico de entradas y salidas confiere autenticidad al documento, le sitúa en su contexto de creación y lo relaciona con los demás actores de la producción documental. Además, confiere fiabilidad al documento, puesto que incorpora la constancia de recepción por el gestor y envío al destinatario, amén del movimiento interno que pueda sufrir.

Aparte de atribuir este tipo de información a los documentos, el Registro también permite que los mismos puedan ser revisados diariamente por el Departamento de Archivo y Documentación, es decir, completados, corregidos y clasificados.

La asignación de movimientos de registro a los documentos es un servicio ofrecido por el DAD, y solicitado por los propios usuarios. Por ello, la incorporación en el sistema de gestión documental obedece a tres pasos imprescindibles: en primer lugar, describir el documento, en segundo lugar, ubicarlo, y en último lugar, solicitar el registro de entrada o salida del mismo.

El sistema también cuenta con un registro interno para que se tenga constancia del movimiento de documentos producidos internamente, y de la tramitación de los documentos externos entre las diferentes unidades de la Fundación.